ישיבת צוות היא הפגישה השבועית או החודשית של המנהלים עם כל העובדים, ויש לה כמה מטרות ברורות שצריכות לשרת את הארגון. אין ספק שזו פגישה חשובה, אך לפעמים היא יכולה לפספס את המטרה עם ניהול לא נכון או תכנון לא מדויק. הינה כמה טיפים שיעזרו לכם להצליח ולהפיק את המיטב מישיבות הצוות.
מטרות של ישיבת צוות
- פגשו את העובדים – ישיבת הצוות היא הזדמנות מעולה לראות את העובדים, בעיקר אם הארגון פועל במתכונת של עבודה היברידית מהבית והעובדים לא מתראים, או לחלופין אם מדובר בארגון גדול שמעסיק עשרות או מאות עובדים.
- העברת הודעות ומסרים מטעם המנהלים – פגישות שבהן כל עובדי הארגון נוכחים הן האפשרות המושלמת להודיע הודעות ולוודא כי כולם מעודכנים.
- קידום יוזמות ורעיונות חדשים – ישיבה כזו היא הפלטפורמה המתאימה לדיונים, קידום יוזמות חדשות, קביעת דרכי פעולה וקביעת פגישות המשך כדי להניע תהליכים חדשים או קיימים.
- הצפת בעיות ופתרונות – הצפת הבעיות מול כל העובדים תאפשר נוכחות גבוהה של מוחות מוכשרים למציאת פתרונות יצירתיים, תוך שיתוף פעולה בין העובדים.
- פידבק חיובי – זה בדיוק הזמן לפרגן לעובדים על תוצאות מרשימות או הישגים יפים. כאשר מחמיאים לעובד בפורום שכזה הוא ירגיש מוערך וחשוב לארגון.
טיפים לניהול ישיבת צוות פרודוקטיבית ונכונה
- קביעת מועד קבוע – מועד קבוע יגרום לעובדים להיות מחויבים לפגישה ולארגן את הלו"ז שלהם בהתאם. כך הם יוכלו לדעת תמיד מתי זה קורה ולהתכונן בהתאם.
- קביעת נושאים לדיון – מומלץ לקבוע נושאים מראש לדיון בישיבה. אם נושאים חדשים עולים מומלץ לדבר עליהם באותו הרגע אם הם קצרים, או לקבוע עבורם פגישת המשך מול הגורמים הרלוונטיים כדי לא לגזול מזמנם היקר של שאר העובדים או המנהלים מעבר למתוכנן.
- השאירו זמן לעובדים לדבר – חשוב לשמוע את העובדים, וכדי שזה יקרה צריך לקחת את זה במסגרת תכנון זמן הפגישה. אל תוותרו על זה, משום שזה גורם לפגישות להיות רלוונטיות וחשובות יותר בעיני העובדים.
- עובדים מהבית? המיקום הוא לא מגבלה: היום מקומות רבים מאפשרים עבודה מהבית או עבודה היברידית, ואין צורך לגרור את העובדים למשרד רק בשביל הפגישה הזו. תוכלו לנהל אותה בווידאו או באמצעות חדר ועידה וירטואלי עבור ישיבות, שהוא גם פיצ'ר מגניב ושימושי וגם יסייע לחבר את העובדים שעובדים מהבית אל הישיבות באופן מוחשי יותר.
- הכינו מצגות בהתאם לצורך – מצגת תוכל לשמור עליכם ועל העובדים מפוקסים, והעובדים יוכלו לעבור על הנושאים שעליהם דיברתם אחר כך בהתאם לצורך.
- השתמשו בישיבות כדי לקדם נושאים חברתיים וגיבוש עובדים – נושא לא פחות חשוב מהעבודה עצמה. מומלץ ליזום פעילויות שונות שניתן להעביר גם במסגרת הישיבה, או לכל הפחות לקדם אותן במסגרת הישיבה הזו כדי שהעובדים יידעו שזה קורה והשקיפות מולם בנושא תהיה מלאה.
- שמרו על שקיפות – מומלץ לדבר בשקיפות מלאה על כל נושא במסגרת הישיבות הללו. השקיפות מעלה את האמון בין העובדים להנהלה, דבר שחשוב מאוד להקפיד עליו בכל ארגון שהוא.
- בקשו פידבק סיום – לאחר סיום הישיבה, בקשו פידבק מהעובדים. מה ניתן לשפר? האם זה היה ארוך מהנחוץ? האם יש נושאים שלא צריך לדון בהם במסגרת הישיבה? שאלו את השאלות האלו ותוכלו להתייעל ולהשתפר להבא. ניתן לעשות זאת באמצעות מייל, טופס בגוגל או במערכת ניהול משימות או כל כלי אחר שתבחרו.
- לא למשוך זמן – אם קבעתם זמן מסוים לישיבה, עמדו בו. חשוב לשלב מראש זמן לבלת"מים בסוף, ולא להאריך מעבר לזמן שנקבע בלו"ז.
- בחירת שעה בחוכמה – מומלץ לקבוע את הישיבה בשעות אחר הצהריים אך לא מיד לאחר ארוחת הצהריים. בבוקר העובדים אפקטיביים יותר וכדאי לשמור את הזמן הזה לביצוע משימות שוטפות, ובסמוך למועד ארוחת הצהריים רמת האפקטיביות והריכוז יורדת. בחרו בשעת אחר הצהריים אך לא מאוחר מדי, וכך תרוויחו את השעות החזקות של העובדים בבוקר.
סיכום
ישיבות צוות הן כלי חשוב עבור מנהלים, וחשוב להשתמש בהן נכון כדי להפיק מהן את המיטב. הקפידו על ענייניות בפגישה, אל תתנו לה להתארך מעבר למתוכנן והקפידו להשאיר זמן להקשיב לעובדים שלכם. כך הישיבה תניב תוצאות וגם תמריץ את העובדים ותעלה את המורל הפנים ארגוני.
