6 סיבות טובות להעביר את התקשורת הארגונית לענן
העברת התקשורת של הארגון לענן היא פתרון מקיף בעל יתרונות רבים ומגוונים אל מול הטלפוניה המסורתית שנחשבת כמיושנת ויקרה. אז מה הפלא שארגונים בכל סדר גודל בוחרים בחסכון משמעותי בתחזוקה ומאמצים לעצמם את הענן בכל תחומי הפעילות שלהם?
המונח הטכנולוגי "ענן" שנכנס לחיינו בתחילת שנות האלפיים, התפתח לכדי מפלצת (חיובית) שכל ארגון באשר הוא עושה בו שימוש באופן כזה או אחר. אך עם זאת השאלה האם כדאי לעבור ממרכזייה מסורתית (PBX) לפתרון טלפוניה בענן יכולה להיות שאלה קשה ומורכבת עבור עסקים קטנים ולעיתים גם בינוניים. לא מעט ארגונים כבר מושקעים עמוק במערכת הטלפוניה המסורתית שהטמיעו בארגון ונמנעים לבצע את המעבר למרכזייה בענן גם שההיגיון הבריא שלהם מורה להם לעשות זאת.
בטרם מבצעים מעבר לענן עשויות לעלות שאלות לגיטימיות בנוגע לכדאיות השינוי כגון, כמה מורכב לעשות את השינוי? איך משתמשי הקצה יאמצו את המעבר? אילו משאבים נדרשים? האם יהיה צורך בהשקעות עתידיות לעדכוני תוכנה או עבור שירותים נוספים? וכמובן האם המערכת בענן גמישה ומאפשרת התרחבות או צמצום משאבים בהתאם לצרכים של הארגון?
ריכזנו שש תובנות חשובות אודות המאפיינים של מרכזיה בענן בכדי לסייע לאלו שמתלבטים בנוגע לכדאיות של השינוי:
1. יעילות תפעולית וחווית משתמש מתקדמת
עובדים רבים מלינים על הצורך בתפעול מערכות רבות כדי להשיג את היעדים שלהם ולבצע את המשימות שלהם בצורה הטובה ביותר. מרבית מערכות הטלפוניה המסורתיות אינן מסוגלות להתממשק למערכות הארגוניות ולספק חווית תקשורת אחודה (Unified Communications). לעומת זאת טלפוניה בענן חוסכת זמן עבודה יקר בעזרת כלים מתקדמים ואוטומציה של תהליכים, מאפשרת לקיים שיחות מכל מקום, לשתף את הידע הארגוני בקלות, לנטר ולבקר באופן שוטף את הפעילות העסקית - הכל בממשק עבודה אחד שמבוסס על רשת האינטרנט וזמין מכל מקום.
2. היברידי זאת לא מילה גסה
פתרון תקשורת בענן אינו מצריך חומרה בניגוד למרכזיית PBX מקומית שצריך לתחזק באופן שוטף, אך עם זאת בארגונים בהם פתרון התקשורת המסורתי כבר הוטמע ניתן לבצע אינטגרציה חלקית לטלפונית ענן ולבצע אופטימיזציה של הציוד הטלפוני שכבר קיים. באפשרותכם להמשיך להשתמש בציוד הטלפוני הקיים ולהנות במקביל מתכונות ששמורות רק למערכות טלפוניה בענן כגון: מעגלי המתנה, חייגנים אוטומטיים, אינטגרציה למערכת המידע הארגונית (CRM/ERP) ועוד.
3. תמיד להישאר מעודכנים
עולם הטכנולוגיה משתנה חדשות לבקרים בהתאם לצרכים ולדרישות המשתנות של העולם העסקי. פתרון טלפוניה מסורתי דורש לעיתים סכומים לא מבוטלים של כסף כדי לממן שדרוג של יכולות המערכת ואת החומרה הנדרשת. כאשר אתם מתחברים לפתרון בענן, ספק הפתרון חייב להישאר מסונכרן עם השוק כדי להישאר רלוונטי ועל כן שדרוגי האבטחה והתכונות החדשות מתרחשים באופן אוטומטי ללא התיישנות של החומרה וללא אתגרים טכנולוגיים מצדכם.
4. גמישות ללא מגבלות
גדלתם? יופי, צמצמתם? לא נורא (מאחלים לכם לגדול שוב) - פתרון תקשורת בענן מאפשר לכם לשנות את תמהיל המשתמשים והשירותים שלכם ללא מגבלות. כדי לבצע את השינוי הנדרש אין צורך להמתין שעות על הקו למענה של נציג התמיכה או להחזיק כח אדם ייעודי לביצוע המשימה, פשוט להיכנס לממשק ניהול פשוט וקל לתפעול ולבצע זאת בכל שעה ומכל מקום. בנוסף לכך המערכת תאפשר לכם להבין מהם שעות העומס שלכם כך שתוכלו לתכנן נכון את סדר יום העבודה ולגייס או לפטר עובדים בהתאם.
5. אין הפתעות בחשבונית החודשית
כאשר משווים בין הפתרונות יש יתרון משמעותי למרכזיה בענן - משלמים רק על השירותים שצורכים ככה שלא תופתעו בתחילת כל חודש כשתקבלו את החשבונית. התחרות הגוברת בשוק אמנם נבדלת בשירותים המתקדמים בין חברה לחברה אך בסופו של דבר המחירים של השירותים נמוכים משמעותית מהתקנה או תפעול של מרכזייה לוקלית. כל הפתרון התקשורת יהיה תחת קורת גג אחת וכך גם החשבונית.
6. ידע זה כח
אינטגרציה למערכת המידע הארגונית מאפשרת לנציגי השירות להעניק ללקוחות חווית לקוח מעולם אחר, למנהלי המוקד את היכולת לבקר ולתקן באופן תמידי ולמנהלים הבכירים להפיק דוחות ולמדוד את התפוקות העסקיות שלהם כדי להוביל את הספינה בהתאם ליעדי הארגון. בניגוד למורכבות ולעלויות של התממשקות בין מערכת הטלפוניה המסורתית למערכת הCRM\ERP, מערכת טלפוניה בענן שמטבען פועלות על גבי רשת האינטרנט, מאפשרות חיבור שכזה בקלות יחסית ובעלויות זניחות.
לסיכום
פתרון טלפוניה בענן כבר כאן ובאופק הקרוב אני מניח שלא נראה יותר קופסאות (או יותר נכון גרוטאות) שגוזלות משאבים ארגוניים רבים מונחות בפינה נידחת. היתרונות שציינתי מעלה מהווים רק חלק מתוך יתרונות נוספים כגון עלויות דקת שיחה מקומיות ובינלאומיות מוזלות, טלפוני IP שאינם נעולים לספק אחד ויכולים לשמש אתכם בכל פתרון שתבחרו ובעיקר חיסכון משמעותי בכאב ראש של התעסקות במערכת מיושנת.
צוות יועצי התקשורת שלנו ישמח לסייע לכם בהתאמת הפתרון האידיאלי לעסק שלכם.
