אוטומציה עסקית: מדריך אוטומציות עסקיות למינוף העסק
אוטומציה עסקית היא שימוש במחשוב, לשם ביצוע אוטומטי של תהליכי עבודה עסקיים, שאחרת היו נעשים בידי עובדים. זאת, כחלק מנושא המחשוב העסקי בכלל והמאמץ המתמשך של עסקים להתייעלות. אוטומציה עסקית היא בין ההתפתחויות החשובות ביותר שנראו בעולם העסקים בעשור האחרון. מכונות מסוגים שונים, החליפו עבודה ידנית-פיזית באוטומציה תעשייתית. מחשוב הפך משימות שונות של שמירת מידע וניהולו לאוטומטיות גם כן, לפחות בצורה חלקית. תהליך זה באופן טבעי הוסיף ומוסיף להתרחב, כאשר הוא בא לידי ביטוי גם באוטומציה של תהליכי עבודה ממוחשבים. כלומר, מה שעובדים עשו במחשב אתמול, אפשר היום לעשות בצורה אוטומטית. אומנם האוטומציה לא מתאימה בכל מצב ותמיד, אך מדובר באפשרות רבת עוצמה וחשיבות לעסקים רבים.
מה זה אוטומציה עסקית?
אוטומציה עסקית היא תהליך שבו פעולות ותהליכים עסקיים מבוצעים באופן אוטומטי באמצעות טכנולוגיות וכלים מתקדמים. מדובר בטכנולוגיה שמטרתה להקל על עסקים לנהל את פעילותם בצורה יעילה יותר, להפחית עומסים ולשפר את הביצועים הכוללים. אוטומציה עסקית נוגעת כמעט בכל תחום – החל משיווק, מכירות ושירות לקוחות, ועד לניהול מלאי ותפעול פיננסי.
המטרה המרכזית של אוטומציה עסקית היא לייעל את העבודה, לחסוך זמן יקר, להפחית טעויות אנוש ולייצר תהליכים חלקים מדויקים. במקום לבצע פעולות חוזרות ונשנות באופן ידני, ניתן להגדיר מערכות חכמות שיבצעו אותן עבורנו. בכך נוצר עסק שמתפקד בצורה מהירה, שקופה ורציפה.
בעולם של ימינו, הטכנולוגיה ממשיכה להתפתח, ואוטומציה הופכת לחלק בלתי נפרד מתהליכי העבודה העסקיים. המגמה הבולטת היא שימוש בבינה מלאכותית (AI) ובלמידת מכונה (ML) לשיפור תהליכים אוטומטיים. לדוגמה, מערכות AI יכולות לנתח נתוני לקוחות ולחזות את ההתנהגות העתידית שלהם, וכך לסייע לעסק לקבל החלטות טובות יותר.
איך אוטומציה לעסק יכולה לעזור לו?
אוטומציה עסקית מביאה איתה מגוון יתרונות משמעותיים המשפיעים ישירות על הצלחת העסק:
- חיסכון בזמן:
- תהליכים אוטומטיים מאפשרים לעובדים להתמקד במשימות אסטרטגיות ויצירתיות במקום בפעולות חוזרות. לדוגמה, במקום להזין נתונים ידנית למערכת, ניתן להשתמש בכלי אוטומציה שמבצע את הפעולה באופן מהיר ומדויק.
- שיפור דיוק ותוצאות:
- מערכות אוטומטיות מפחיתות טעויות אנוש, במיוחד בתהליכים מורכבים. לדוגמה, אוטומציה יכולה לעזור בהפקת חשבוניות באופן אוטומטי ומדויק, ובכך להימנע מטעויות קריטיות בתמחור או בפרטי העסקה.
- חווית לקוח משודרגת:
- אוטומציה מאפשרת להעניק ללקוחות שירות מהיר, אישי וזמין. לדוגמה, אם לקוח שולח פנייה באתר העסק, צ'אטבוט יכול לספק לו תשובה מיידית או להפנות את הבקשה לאדם המתאים במחלקת השירות.
- עלייה ברווחיות:
- עם ייעול תהליכים, העסק יכול לייצר יותר ערך בעלות נמוכה יותר. לדוגמה, אוטומציה של תהליכי מכירה ושיווק יכולה לזהות הזדמנויות מכירה חדשות ולשלוח הצעות מותאמות אישית ללקוחות.
- ניהול טוב יותר של משאבים:
- אוטומציה מאפשרת לעסק לנצל טוב יותר את המשאבים הזמינים, כמו כוח אדם, זמן וכלים. לדוגמה, מערכת לניהול משימות יכולה לעזור לצוות לנהל פרויקטים גדולים בצורה מסודרת ומבוקרת.
מענה מהיר לשינויים:
- בעזרת מערכות אוטומטיות, ניתן לבצע התאמות ושינויים בתהליכים בזמן אמת ולשמור על גמישות עסקית גבוהה. לדוגמה, עסק יכול לשנות אסטרטגיות שיווקיות במהירות בהתאם להתנהגות השוק.
מערכות אוטומציה לעסקים
כיום קיימות בשוק מגוון מערכות אוטומציה שנועדו לעזור לעסקים לנהל את פעילותם בצורה יעילה יותר. הנה כמה מהכלים המובילים:
Powerlink-Fireberry
Powerlink ו-Fireberry הן מערכות ניהול לקוחות (CRM) שמותאמות לעסקים קטנים ובינוניים. המערכות מציעות מגוון כלים לניהול תהליכים כמו מעקב אחר לקוחות, ניהול מכירות, שליחת הודעות אוטומטיות וניהול משימות. לדוגמה, אם עסק מקבל ליד חדש, המערכת יכולה לשלוח מייל תודה אוטומטי עם מידע על השירותים שהעסק מציע. Fireberry ידועה במיוחד בזכות היכולת שלה לנתח מידע ולהציע תובנות על בסיס נתונים קיימים, כמו זיהוי מגמות בקרב הלקוחות.
Monday
Monday היא פלטפורמה גמישה לניהול משימות ותהליכים עסקיים. היא מתאימה במיוחד לצוותים שמחפשים כלי קל לשימוש שמאפשר לשלב אוטומציות מותאמות אישית. לדוגמה, צוות שיווק יכול להגדיר אוטומציה שתעדכן את הצוות ברגע שליד חדש נכנס למערכת, או להפעיל התראות כאשר משימה מסוימת מתעכבת. יתרון נוסף של Monday הוא היכולת לשלב את המערכת עם כלים פופולריים אחרים, כמו Gmail או Slack.
Salesforce
Salesforce היא אחת ממערכות ה-CRM המובילות בעולם, שמציעה מגוון פתרונות אוטומציה מותאמים לארגונים בכל הגדלים. המערכת מאפשרת ניהול מלא של מחזור חיי הלקוח, כולל ניהול לידים, שיווק, מכירות ושירות לקוחות. לדוגמה, מערכת Salesforce יכולה להפעיל אוטומציה שמזהה לקוחות פוטנציאליים שעשויים להיות מעוניינים במוצר מסוים ולשלוח להם הצעות מותאמות אישית. נוסף לכך, היא מציעה דוחות מתקדמים שעוזרים לעסקים להבין את התוצאות ולהפיק מהן תובנות.
כוורת CRM
כוורת היא מערכת CRM ישראלית שמותאמת במיוחד לעסקים בשוק המקומי. המערכת מציעה מגוון כלים לניהול קשרי לקוחות, שיווק ומכירות, כולל אפשרות להקים תהליכים אוטומטיים כמו שליחת הודעות, מעקב אחרי הצעות מחיר וניהול קמפיינים. לדוגמה, עסק יכול להגדיר אוטומציה שתשלח הודעת SMS ללקוח יומיים לפני פגישה מתוכננת. יתרונה המרכזי הוא התאמתה המלאה לשפה ולתרבות העסקית בישראל.
איזה שירותי אוטומציה קיימים?
אוטומציה עסקית כוללת מגוון רחב של שירותים וכלים שניתן לשלב בכל שלב בעסק. הנה כמה דוגמאות:
- אוטומציה של שיווק (Marketing Automation):
- שליחת מיילים מותאמים אישית לפי פעולות הלקוח.
- ניהול קמפיינים במדיה החברתית עם מעקב אחר ביצועים.
- יצירת משפכים שיווקיים (Funnels) שמובילים את הלקוחות דרך שלבים שונים עד לרכישה.
- אוטומציה של מכירות:
- מעקב אוטומטי אחרי לידים, כולל דירוג הלידים לפי פוטנציאל ההצלחה שלהם.
- שליחת תזכורות על הצעות מחיר פתוחות עם קישורים ישירים לתשלום.
- ניתוח ביצועי מכירות בזמן אמת באמצעות דוחות מותאמים אישית.
- אוטומציה של שירות לקוחות:
- צ'אטבוטים שמספקים מענה מהיר ללקוחות ומפנים פניות מורכבות לנציגי שירות.
- פתיחת קריאות שירות באופן אוטומטי ברגע שלקוח מדווח על בעיה.
- שליחת סקרים לאחר סיום טיפול לשיפור חווית הלקוח.
- אוטומציה של תפעול וניהול:
- ניהול משימות ופרויקטים עם מעקב אחר לוחות זמנים.
- סנכרון נתונים בין מחלקות שונות בעסק, כמו מחלקת מכירות ותפעול.
- מעקב אחרי מלאי ותפעול לוגיסטי בצורה חכמה.
- אוטומציה של פיננסים:
- הפקת חשבוניות וקבלות באופן אוטומטי בסיום תהליך מכירה.
- מעקב אחרי תשלומים והוצאת התראות ללקוחות שלא הסדירו תשלום.
- ניתוח דוחות כספיים לזיהוי מגמות ושיפור ניהול התקציב.
אסטרטגיה שיווקית לשילוב אוטומציה
כשמדובר בשיווק ושילוב אוטומציה עסקית, חשוב לבנות אסטרטגיה חכמה שמותאמת לצורכי העסק:
- ניתוח צרכים ומטרות: לפני שמתחילים, חשוב להבין מהם הצרכים של העסק ומהן המטרות שאותן רוצים להשיג באמצעות האוטומציה. למשל, האם המטרה היא לשפר את חווית הלקוח, להגדיל מכירות, או לייעל תהליכים פנימיים?
- בחירת הכלים הנכונים: כל עסק שונה, ולכן חשוב לבחור כלים שמתאימים לתהליכים ולשוק שבו העסק פועל. לדוגמה, עסק קטן יבחר מערכת ידידותית ופשוטה לשימוש, בעוד ארגון גדול עשוי להעדיף מערכת מורכבת יותר עם אפשרויות מתקדמות.
- הטמעה והדרכה: יש לוודא שהצוות מבין כיצד להשתמש במערכות החדשות וכיצד להפיק מהן את המרב. הדרכות וסדנאות יכולות לעזור לעובדים לאמץ את הטכנולוגיה בצורה חלקה.
- מעקב ושיפור מתמיד: אוטומציה היא תהליך דינמי. חשוב לעקוב אחרי ביצועי המערכות ולבצע שינויים ושיפורים לפי הצורך. לדוגמה, ניתן לנתח את אחוזי ההמרה של קמפיין שיווקי ולשפר את המסרים האוטומטיים במידת הצורך.
- שילוב חווית הלקוח: כשמשלבים אוטומציה, יש לוודא שהלקוח מרגיש חיבור אישי ומותאם, ולא מערכת רובוטית וחסרת נשמה. לדוגמה, שימוש בשמות הלקוחות במיילים אוטומטיים יכול ליצור תחושת קשר אישי.
איך אוטומציה לעסק תשפיע על העסק שלך?
תאר לעצמך מערכת שמנהלת עבורך את תהליך השיווק – שולחת מיילים מותאמים אישית ללקוחות, עוקבת אחרי פתיחת מיילים ומעבירה אליך את הנתונים המדויקים. או שירות לקוחות שפועל 24/7 באמצעות צ'אטבוט המספק מענה מיידי ומקצועי. עם אוטומציה, העסק שלך יכול להיראות גדול יותר, מקצועי יותר, ולהעניק ללקוחות שלך חוויה שהם לא ישכחו.
אוטומציה עסקית היא כלי עוצמתי שמאפשר לעסקים לייעל תהליכים, לחסוך זמן ולהעניק חווית לקוח משודרגת. בעזרת הכלים המתאימים והאסטרטגיה השיווקית הנכונה, ניתן להפוך את העסק לחדשני, גמיש ורווחי יותר. מערכות כמו Powerlink, Monday, Salesforce וכוורת CRM מספקות מגוון פתרונות מתקדמים שמותאמים לצרכים שונים. השילוב של אוטומציה עם חשיבה שיווקית חכמה יכול להיות המפתח להצלחה בעולם העסקי המודרני.
על שלושה דברים אוטומציה לעסקים עומדת
אוטומציה עסקית עשויה להיות מורכבת ומתוחכמת מאוד. אך במבט על, היא בנויה בדרך כלל משלושת השלבים האלה:
- טריגרים – ראשית, מדובר בזיהוי הדבר שרוצים שהאוטומציה תגיב לו. כלומר תסריט שמתחיל ב"אם מתרחש X...”
- פעולות – ההמשך הוא כמובן "..אז עשה Y". הגדרת הפעולה או הפעולות שיבוצעו, בתגובה ל"טריגר" המזוהה.
- תנאים – תנאים שונים עשויים להתווסף למנגנון האוטומטי כדי לשכלל את התגובות. למשל, אם לקוח מתעניין במוצר חדש והוא גם לקוח שרכש בעבר את הדגם הקודם בגרסתו היקרה ביותר. אולי נרצה לספק לו מידע נוסף, במיוחד לגבי הדגם החדש בגרסתו היקרה ביותר.
מה דרוש כדי שתהליכי עבודה יתרחשו בצורה כזו? התשובה לכך משתנה ממקרה למקרה, כולל בהתחשב במערכות המחשוב השונות נוטלות חלק במשימה. משמע – דרוש פיתוח של קטעי קוד שיאפשרו כל תסריט אוטומציה כזה. יש פתרונות מצוינים לאתגר זה והם בעצמם אוטומטיים במידה רבה! ראשית, החיבור בין מערכות מחשוב שונות פשוט יותר היום תודות לשימוש הנרחב במנגנוני API. זהו ממשק תכנות (Application Programming Interface) מוכן מראש, אשר מפשט את הדברים ומסייע ביצירת אינטגרציות למערכות מידע ארגוניות. סוג נוסף של עזר אוטומציה, מציגים שירותי ענן כגון זאפייר או IFTTT (ראשי תיבות IF This Then That).
שירותי אוטומציות לעסקים, למה זה חשוב?
יש לאוטומציה עסקית תועלות רבות, מהן בולטות במיוחד התועלות האלה:
יעילות ורווחיות: ההתייעלות מתבטאת בין השאר בכך שאוטומציה מבטיחה שהדברים המבוקשים יבוצעו תמיד ובזמן. זאת, ללא טעויות אנוש, אלא אם הן בוצעו בתכנון האוטומציה עצמה.
חסכון בזמן ובמשאבים: אף פעם אין די משאבים ובמיוחד זמן פנוי. המשאבים שמפנים בצורה כזו, ניתנים להפניה לכיוונים חשובים אחרים.
חוויית משתמש טובה יותר: אוטומציה יכולה להתאים מסרים שונים לנמעניהם, באופן אוטומטי. כך הפצת מסרים לקהל רחב הופכת לאישית יותר. כמו כן, מהירות התגובה של מערכות אוטומטיות, עשויה לצמצם המתנה מתסכלת מצד הלקוח לתגובת העסק. גם באתרי מסחר, אוטומציה עשויה לסייע רבות כולל קידום הידידותיות של האתרים ושיפור יחס ההמרה.
שיפור השירות ושימור לקוחות: האוטומציה יכולה לשפר את השירות באופן שתורם לשימור לקוחות, להבאת לקוחות חדשים וגם לשיפור מוניטין העסק. שיפור השירות תלוי מאוד באופי הפעולה המיוחדים של כל עסק. אך טכנולוגיות האוטומציה המודרניות מספקות גמישות ויכולת התאמה גבוהה מאוד לדרישות כאלה.
סוגים של אוטומציות עסקיות:
כמה דוגמאות נוספות שיסייעו להמחיש מה אפשר לעשות בעזרת אוטומציה כזו:
- ניהול לקוחות (CRM) - אוטומציה של תהליכי מעקב אחר לקוחות פוטנציאליים, תזכורות, ועדכון סטטוס מכירות.
- שיווק אוטומטי - דיוור אלקטרוני, תזמון פוסטים ברשתות חברתיות וקמפיינים ממוקדים.
- ניהול מלאי - עדכון מלאי, חידוש אוטומטי והזמנות חוזרות.
- אוטומציה בקבלת תשלום – משלוח אוטומטי של תזכורות לגבי תשלומים המתעכבים. משלוח קבלות והעתקים לנמענים שונים באופן אוטומטי.
- עדכון על תכנים חדשים – עדכון בפלטפורמות שונות ומרובות או ישירות ללקוח במייל, על תוכן חדש שהעסק העלה במקום מסוים.
- קידום מכירות – ביצוע אוטומטי של פעולות שונות, אשר מעודדות את הלקוח לרכוש בהתאם לפעילותו. למשל מבקר באתר מכירות של העסק, אשר מתעניין במוצר מסוים ומעוררים בו עניין במוצרים משלימים, באמצעות הודעה מנוסחת מראש.
- שירות לקוחות - צ'אטבוטים, מענה קולי אינטראקטיבי ומערכות ניהול פניות.
- חשבונאות ופיננסים - הפקת חשבוניות, מעקב תשלומים ודיווחי מס.
- ניהול כוח אדם - תזמון משמרות, חישוב שכר וקליטת עובדים חדשים.
- אוטומציות מכירה - הצעות מחיר, תהליכי רכישה ותיעוד עסקאות.
- אחסון נתונים - גיבוי אוטומטי וסנכרון קבצים בענן.
- חיוג אוטומטי – לעיתים עסקים זקוקים לבצע שיחות טלפון למספר גדול במיוחד של אנשים. באמצעות חייגן אוטומטי אפשר לקצר חלק מתהליך זה. החייגן מבצע את ההתקשרות, על פי רשימת מספרי טלפון, ממתין לקבלת מענה ומקשר את נציג העסק עם האדם שענה לטלפון.
- לוחות זמנים – בכל הקשור לניהול לוחות זמנים, אוטומציה עובדת טוב במיוחד. היא יכולה לעזור בקביעת תורים ללקוחות, בניהול פגישות לאנשי מכירות או בניהול לוחות זמנים של פרויקטים בעסק. בכל מקרה, יש צורך לבצע פעולות חוזרות ושגרתיות, אשר אוטומציה מבצעת בקלות ובדיוק מרבי. למשל לנהל את רישום המועדים ולשלוח תזכורות לקראת אירוע חשוב.
- ניהול הזמנות ומשלוחים – הזמנות ומשלוחים מתבצעים לרוב דרך שרשרת פעולות קבועה וחיוני לנהל זאת ביעילות מרבית. אוטומציה מסייעת בכך, כולל התראות על שיבושים בתהליך.
- הפקת דו"חות תקופתיים – הפקת דו"חות תקופתיים ללקוחות, באמצעות המידע שנצבר במערכות המידע של העסק.
לסיכום
אין ספק, כי עולם העסקים עוד יוסיף ויעשה שימוש נרחב באוטומציה עסקית או אוטומציה תעשייתית. למעשה, נושא זה עשוי להציג עוד חידושים ושכלולים רבים. לכן, כדאי לכל עסק לכל הפחות להכיר אותו. יותר מכך, מומלץ להתנסות בכך, ליישם זאת היכן שמתאים ולהתעדכן באופן קבוע בהתפתחויות.
