אוטומציה עסקית: קחו את העסק שלכם קדימה!
אוטומציה עסקית היא שימוש במחשוב, לשם ביצוע אוטומטי של תהליכי עבודה עסקיים, שאחרת היו נעשים בידי עובדים. זאת, כחלק מנושא המחשוב העסקי בכללו והמאמץ המתמשך של עסקים להתייעלות. אוטומציה עסקית היא בין ההתפתחויות החשובות ביותר שנראו בעולם העסקים בעשור האחרון. מכונות מסוגים שונים, החליפו עבודה ידנית-פיזית באוטומציה תעשייתית. מחשוב הפך משימות שונות של שמירת מידע וניהולו לאוטומטיות גם כן, לפחות בצורה חלקית. תהליך זה באופן טבעי הוסיף ומוסיף להתרחב, כאשר הוא בא לידי ביטוי גם באוטומציה של תהליכי עבודה ממוחשבים. כלומר, מה שעובדים עשו במחשב אתמול, אפשר היום לעשות בצורה אוטומטית. אומנם האוטומציה לא מתאימה בכל מצב ותמיד, אך מדובר באפשרות רבת עוצמה וחשיבות לעסקים רבים.
מהי אוטומציה עסקית?
את התועלות ואת הפוטנציאל של אוטומציה לעסקים אפשר להמחיש במהירות, באמצעות דוגמה למעבר מפעילות ידנית לאוטומטית. רשימות דיוור הן אוטומציה עסקית, גם בשימוש הפשוט ביותר בהן. תארו לעצמכם את הצורך להדפיס מכתב פיזי לכל לקוח, לשים במעטפה, להוסיף כתובת ובול לכל נמען ולשלוח את כל המכתבים האלה. עדכון לקוחות בצורה כזו, עדיין לא עבר מן העולם. אנשים מקבלים למשל דו"חות חודשיים מנותני שירות כמו מחברות תקשורת בצורה כזו. במקביל, אותן חברות מנסות לעודד את לקוחותיהן לעבור לקבלת המידע בדואר אלקטרוני או באתר החברה. מדוע? אחת הסיבות לכך, היא שבמדיום הממוחשב קל יותר לפשט ולהוזיל את הדברים לעסק, באמצעות אוטומציה. ואכן, בלחיצת כפתור, אפשר לשלוח הודעה מסוג זה לכל הנמענים שברשימת דיוור. זו היא דוגמה בסיסית למדי לאוטומציה, אם כי בעלת תועלת רבה. אוטומציה מתבססת גם על מידע וגם על תהליכים עסקיים ממוחשבים כדי לפעול אוטומטית ובצורה חכמה. דוגמה למקור מידע חשוב במיוחד בהקשר זה מספקות מערכות CRM. מה עושים במידע זה בהקשר של אוטומציה? כל מה שעשוי לפתור אוטומטית, משימות שגרתיות, קבועות, מונוטוניות וגוזלות זמן. איך זה נראה בפועל? מיד נענה.
על שלושה דברים אוטומציה עומדת
אוטומציה עסקית עשויה להיות מורכבת ומתוחכמת מאוד. אך במבט על, היא בנויה בדרך כלל משלושת השלבים האלה:
- טריגרים – ראשית, מדובר בזיהוי הדבר שרוצים שהאוטומציה תגיב לו. כלומר תסריט שמתחיל ב"אם מתרחש X...”
- פעולות – ההמשך הוא כמובן "..אז עשה Y". הגדרת הפעולה או הפעולות שיבוצעו, בתגובה ל"טריגר" המזוהה.
- תנאים – תנאים שונים עשויים להתווסף למנגנון האוטומטי כדי לשכלל את התגובות. למשל, אם לקוח מתעניין במוצר חדש והוא גם לקוח שרכש בעבר את הדגם הקודם בגרסתו היקרה ביותר. אולי נרצה לספק לו מידע נוסף, במיוחד לגבי הדגם החדש בגרסתו היקרה ביותר.
מה דרוש כדי שתהליכי עבודה יתרחשו בצורה כזו? התשובה לכך משתנה ממקרה למקרה, כולל בהתחשב במערכות המחשוב השונות שנוטלות חלק במשימה. משמע – דרוש פיתוח של קטעי קוד שיאפשרו כל תסריט אוטומציה כזה. יש פתרונות מצוינים לאתגר זה והם בעצמם אוטומטיים במידה רבה! ראשית, החיבור בין מערכות מחשוב שונות פשוט יותר היום תודות לשימוש הנרחב במנגנוני API. זהו ממשק תכנות (Application Programming Interface) מוכן מראש, אשר מפשט את הדברים ומסייע ביצירת אינטגרציות למערכות מידע ארגוניות. סוג נוסף של עזר אוטומציה, מציגים שירותי ענן כגון זאפייר או IFTTT (ראשי תיבות IF This Then That).
אוטומציה לעסקים – למה זה כל כך חשוב?
יש לאוטומציה עסקית תועלות רבות, מהן בולטות במיוחד התועלות האלה:
יעילות ורווחיות
ההתייעלות מתבטאת בין השאר בכך שאוטומציה מבטיחה שהדברים המבוקשים יבוצעו תמיד ובזמן. זאת, ללא טעויות אנוש, אלא אם הן בוצעו בתכנון האוטומציה עצמה.
חסכון בזמן ובמשאבים
אף פעם אין די משאבים ובמיוחד זמן פנוי. המשאבים שמפנים בצורה כזו, ניתנים להפניה לכיוונים חשובים אחרים.
חוויית משתמש טובה יותר
אוטומציה יכולה להתאים מסרים שונים לנמעניהם, באופן אוטומטי. כך הפצת מסרים לקהל רחב הופכת לאישית יותר. כמו כן, מהירות התגובה של מערכות אוטומטיות, עשויה לצמצם המתנה מתסכלת מצד הלקוח לתגובת העסק. גם באתרי מסחר, אוטומציה עשויה לסייע רבות כולל קידום הידידותיות של האתרים ושיפור יחס ההמרה.
שיפור השירות ושימור לקוחות
האוטומציה יכולה לשפר את השירות באופן שתורם לשימור לקוחות, להבאת לקוחות חדשים וגם לשיפור מוניטין העסק. שיפור השירות תלוי מאוד באופני הפעולה המיוחדים של כל עסק. אך טכנולוגיות האוטומציה המודרניות מספקות גמישות ויכולת התאמה גבוהה מאוד לדרישות כאלה.
דוגמאות לאוטומציה עסקית
כמה דוגמאות נוספות שיסייעו להמחיש מה אפשר לעשות בעזרת אוטומציה כזו:
- חיוג אוטומטי – לעיתים עסקים זקוקים לבצע שיחות טלפון למספר גדול במיוחד של אנשים. באמצעות חייגן אוטומטי אפשר לקצר חלק מתהליך זה. החייגן מבצע את ההתקשרות, על פי רשימת מספרי טלפון, ממתין לקבלת מענה ומקשר את נציג העסק עם האדם שענה לטלפון.
- לוחות זמנים – בכל הקשור לניהול לוחות זמנים, אוטומציה עובדת טוב במיוחד. היא יכולה לעזור בקביעת תורים ללקוחות, בניהול פגישות לאנשי מכירות או בניהול לוחות זמנים של פרויקטים בעסק. בכל מקרה, יש צורך לבצע פעולות חוזרות ושגרתיות, אשר אוטומציה מבצעת בקלות ובדיוק מרבי. למשל לנהל את רישום המועדים ולשלוח תזכורות לקראת אירוע חשוב.
- ניהול הזמנות ומשלוחים – הזמנות ומשלוחים מתבצעים לרוב דרך שרשרת פעולות קבועה וחיוני לנהל זאת ביעילות מרבית. אוטומציה מסייעת בכך, כולל התראות על שיבושים בתהליך.
- הפקת דו"חות תקופתיים – הפקת דו"חות תקופתיים ללקוחות, באמצעות המידע שמצטבר במערכות המידע של העסק.
- קידום מכירות – ביצוע אוטומטי של פעולות שונות, אשר מעודדות את הלקוח לרכוש בהתאם לפעילותו. למשל מבקר באתר מכירות של העסק, אשר מתעניין במוצר מסוים ומעוררים בו עניין במוצרים משלימים, באמצעות הודעה מנוסחת מראש.
- אוטומציה בקבלת תשלום – משלוח אוטומטי של תזכורות לגבי תשלומים שמתעכבים. משלוח קבלות ועותקיהן לנמענים שונים באופן אוטומטי.
- עדכון על תכנים חדשים – עדכון בפלטפורמות שונות ומרובות או ישירות ללקוח במייל, על תוכן חדש שהעסק העלה במקום מסוים.
לסיכום
אין ספק, כי עולם העסקים עוד יוסיף ויעשה שימוש נרחב באוטומציה עסקית. למעשה, נושא זה עשוי להציג עוד חידושים ושכלולים רבים. לכן, כדאי לכל עסק לכל הפחות להכיר אותו. יותר מכך, מומלץ להתנסות בכך, ליישם זאת היכן שמתאים ולהתעדכן באופן קבוע בהתפתחויות.
