המון בעלי עסקים רוצים לקבל לידיהם את המפתח שיאפשר להם למדוד את ההצלחה העסקית שלהם. במקרים רבים, ההצלחה העסקית היא אינדיבידואלית, וקשה עד בלתי אפשרי למדוד אותה. בזכות הטכנולוגיה המתאימה תהיה בידכם היכולת למדוד באופן אפקטיבי, אובייקטיבי ומדויק את הצלחתכם העסקית. לא תצטרכו לסמוך על השערות או כל מיני עניינים שיכולים להיות שנויים במחלוקת. מבחינת ההצלחה העסקית היא כמות ההכנסות העסקיות, לצד פוטנציאל הצמיחה האפשרי. בזכות כלי KPI (Key Performance Indicators) או בעברית מדדי ביצוע מרכזיים, תוכלו להשיג בדיוק את מבוקשכם. גם אם עדיין לא יצא לכם לשלב את הכלים הללו בעבודה השוטפת, אחרי קריאת המאמר לא יהיו עוד ספקות. נסביר מהם הכלים הללו, וכיצד הם יכולים למדוד באופן מדויק את ההצלחה העסקית שלכם.
KPI מה זה וכיצד הם מסייעים?
KPI הם כלי מדידה כמותיים המייצגים את הביצועים העסקיים לאורך זמן. המטרה היא כבר למדוד את כל ההיבטים הקריטיים בעסק, אלה שעושים את כל ההבדל. ההיבטים הנמדדים נבחרים בקפידה, ובהתאמה אישית לסוג העסק ולמטרות הניצבות לפניו. השאיפה תהיה להצליח לשקף את המטרות האסטרטגיות של הארגון ולספק מידע מדויק על התקדמותו. KPI טובים צריכים להיות ספציפיים, מדידים, ברי השגה, רלוונטיים ומוגבלים בזמן. כל העקרונות הללו מוכרים להמון בעלי עסקים כעקרונות ה-SMART, וחובה להשתמש בהם בקביעות.
מדוע כדאי לבצע מדידת KPI בעסק?
חשוב להדגיש כי קיימים מספר סוגי KPI, ולכל אחד מהם יהיו את היתרונות הטמונים בו. המטרה שלכם תהיה לבחור את הסוג הנכון, זה שיקרב אתכם עוד צעד אל עבר המטרה אותה הצבתם לעצמכם.
- מדידת KPI פיננסי: הסוג הנפוץ ביותר של KPI שמטרתו העיקרית תהיה לספק מידע ואינפורמציה פיננסיים. לרוב תראו בנתונים השונים את ההכנסות, ההוצאות, הרווח הגולמי, הרווח התפעולי והרשימה עוד ארוכה. בזכות עבודה במישורים הללו תוכלו להכניס יותר ולהוציא פחות לאורך זמן.
- מדידת KPI תפעולי: לא פעם ההבדל העיקרי בניכם לבין שאר המתחרים יהיה במישור התפעולי. KPI תפעוליים יאפשרו לכם להבין מהו משך זמן הייצור, מהי איכות הייצור, עד כמה שרשרת האספקה יעילה ועוד. בהחלטה מושכלת תוכלו לייעל תהליכים, ולהפוך את הייצור לאפקטיבי בהרבה.
- מדידת KPI שיווקי: השיווק הוא הפרמטר שעשוי להביא את העסק למקום עליו חלמתם זמן רב. במדידה מסוג זה מתמקדים במדדים כמו רכישת לקוחות חדשים, שימור לקוחות ויעילות קמפיינים שיווקיים. כל החלטה שתעשו יכולה להקנות לכם יתרון משמעותי על פני המתחרים בעולמות השיווק.
- מדידת KPI שירותי: אי אפשר שלא לדבר על שירות הלקוחות של העסק. בכל עסק שירות הלקוחות פועל אחרת, וקיימות בעיות מסוגים שונים. על ידי מדידה אפקטיבית של זמני המענה, איכות המענה ואופן המענה תוכלו לעשות את כל ההתאמות הנדרשות. לקוחות מעריכים שירות לקוחות ברמה גבוהה.
מהם האתגרים ביישום KPI בעסק?
הטעמת KPI להנהלה או לעובדים אינה תהיה פשוטה כפי שאולי נדמה לכם. ישנם אתגרים שחובה להכיר, ולחשוב על הפתרונות המתאימים עבורם. בסופה של הדרך תרצו לראות איך הבחירה שעשיתם מביאה אתכם בדיוק לנקודה עליה חלמתם. בראש ובראשונה האתגר העיקרי יהיה הטמעת מערכות המדידה בתוך העסק הקיים. תצטרכו לשלב את אותן מערכות במערכות הקיימות, בלי לפגוע בעבודה השוטפת. מעבר לכך, תצטרכו לדעת לקבל ביקורת אותנטית על אופי ואיכות העבודה שלכם. ישנם כאלה שמבצעים הטיית מדדים רק כדי להימנע מאותה ביקורת שיכולה להיות לא נעימה. תזכרו כי המטרה הסופית תהיה להביא אתכם לנקודה בה מעולם לא הייתם.
כיצד מתבצע יישום מוצלח של KPI?
אחרי שקראתם על האתגרים, הגיע הזמן לדבר על יישום מוצלח של מערכות KPI בתוך העסק. תזכרו כי ברגע שתטמיעו את המערכות בצורה מוצלחת, השמיים הם הגבול בשבילכם. כדי שההטמעה תהיה מוצלחת ישנה חשיבות לשתף את כל הצוות בתהליך. אינכם יכולים לחסוך מהם אינפורמציה או לקוות כי הם לא ישימו לב להבדל. תוודאו כי הם מבינים את חשיבות המדדים, ועד כמה הם עשויים להשפיע על הצלחת הארגון. תגייסו אנשי מקצוע מנוסים הבקיאים בקריאת הנתונים, כך שהם ישקפו לכם אותה נאמנה. ברגע שיש מי שיקרא וינתח את הנתונים, תדעו כי שום דבר לא אמור להתפספס בטווח הרחוק.
יתרונות שילוב מערכות KPI בתוך העסק
טרם הכנסת מערכות KPI לעסק, יהיה עליכם להכיר היטב את היתרונות הטמונים בהן. מערכות מסוג זה יכולות להפוך את החלום למציאות, ואת הבלתי אפשרי לאפשרי בשבילכם.
- הגדלת מידת האחריות: כאשר ישנן מערכות מתקדמות הבוחנות את הצלחת העסק, מידת האחריות כולה קופצת מדרגה. אי אפשר להתפשר על בינוניות, כל אחד מאנשי המקצוע ינסה לתת את המקסימום. פתאום תמצאו את עצמכם במציאות בה ההצלחה היא עובדה מוגמרת.
- זיהוי והעצמת "כוכבים" בארגון: ה"כוכבים" הם אותם מערכות או עובדים המבצעים את עבודתם בצורה מיטבית. מערכות KPI ידעו לזהות אותם, ולהציג אותם בפניכם. כך אתם מהצד שלכם תדעו להעצים אותם, ואולי אפילו לשדרג להם את השכר ולהגדיל את האחריות על כתפיהם.
- שיפור בתקשורת הפנים-ארגונית: ברגע שיש מערכת אחת המודדת הצלחה, לא אמורות להיות בעיות בתקשורת הפנים-ארגונית. כל אחד יבין כי התוצאות מתבססות על מערכת ניטראלית, וללא עניינים נוספים. נציין כי קל יותר להציף את הבעיות המוצגות במערכת מאלה שתגיעו אליהן באופן עצמאי.
בדיקת תוצאות בכל רגע נתון: מערכות KPI מאפשרות לכם לקבל תוצאות בכל רגע נתון. זה לא משנה איפה אתם נמצאים או מה המצב של העסק, באפשרותכם לקבל תמונת מצב מדויקת. על פיה תדעו האם ההחלטות שביצעתם עד כה מתאימות או שמוטב יהיה לשנות אותן.
מה ההבדל בין OKR ל-KPI?
לסיום, אי אפשר שלא לדבר על ההשוואה ההכרחית בין KPI לבין OKR. שני הכלים הללו מאפשרים לבעלי עסקים למדוד את ההצלחות העסקיות, ולקבל תמונת מצב מדויקת. עם זאת ניתן יהיה לראות שלל הבדלים בין כל אחת מהמערכות הללו. מערכות KPI מאפשרות לכם למדוד מה קרה בעבר, ולהבין היכן בדיוק התרחשו הטעויות. בעוד מערכות OKR מאפשרות לכם לבנות אסטרטגיה ארוכת טווח. השילוב בין שתי המערכות הללו יכול להיות מנצח, ויביא אתכם בדיוק למקום הרצוי. מצד אחד תבינו מה קרה עד כה, והיכן בדיוק טעיתם. מצד שני באפשרותכם לבנות תוכנית ארוכת טווח שתאפשר לכם לקצור את פירות העבודה הקשה.
