חושב שאתה חכם? הגיע הזמן שיהיה לך גם עסק חכם!

עסק חכם הוא מונח סובייקטיבי ומעורפל מעט אבל חשוב להכירו. בתור בעלי עסקים, אתם יודעים שקיים מגוון אפשרויות רחב מאוד לניהול העסק בהיבטיו הרבים. בשורה התחתונה חייבים לעבוד חכם כדי לשרוד עסקית – אם כך, מהו עסק חכם ואיך תוכלו להפוך את העסק שלכם לאחד כזה? כל מה שחשוב לדעת נמצא במאמר שלפניכם.

מהו עסק חכם?

אפשר לדמות עסק ממוצע למכונה. מבחינה זו, ובהפשטה רבה, יש שלושה מצבים אופייניים:

• ישן ו(לא תמיד) טוב – במקרים מסוימים זו מכונה ישנה, מסורבלת וחלודה. היא אומנם עושה את העבודה (וזו אחת הסיבות לכך שממשיכים להשתמש בה), אך גם משאירה את העסק צועד במקום וזה במקרה הטוב.
• חדש ויעיל – מצד שני, יש עסקים אשר דומים יותר למכונה משומנת, חדשה וחדשנית. הם אלה המתקרבים למיצוי הפוטנציאל האמיתי של העסק. לכך כדאי לכל עסק לשאוף, לנסות ולתפקד בתור עסק חכם הפועל בצורה היעילה והטובה ביותר שהוא יכול.
• רגל פה רגל שם – עסקים רבים חשים שהם במצב שמחייב שיפור, אך עומס הפעילויות השוטפות ו"כיבוי השרפות" מפריע להם להתפנות לשם חשיבה אסטרטגית בנחת. הם עשויים להמשיך כך במשך חודשים ואף שנים וזה בוודאי לא חכם.

בכל מקרה, הכול מתחיל מהבנה ברורה – מדוע זה בכלל חשוב?

למה חשוב שהעסק יהיה חכם?

ייעול העסק והבאתו למצב האידאלי חשובים מסיבות רבות ובהן:

• לצמצם עלויות – עסקים מעוניינים להיות רווחיים. צידו השני של מטבע זה הן ההוצאות שיש לעסק ואותן רצוי כמובן לצמצם.
• למקסם רווחים – המאמץ להשיג הכנסות נמצא במרכז הפעילות של העסק. מה שחשוב יותר אלה כמובן הרווחים ויש דרכים רבות לשפר אותם.
• למזער סיכונים – סיכונים מסוגים שונים במוקדם או במאוחר משבשים תוכניות, מביאים להוצאות ולנזקים שונים ועלולים אפילו למוטט את העסק. חשוב ביותר לטפל בהם באופן מסודר, יזום ומראש, במסגרת ניהול סיכונים שיטתי לעסק.
• להשיג יציבות – עסק שפועל חכם הוא גם עסק יציב. מעבר לניהול סיכונים איכותי, אתם רוצים עסק שמחזיק את עצמו כספית, שיש לו רווח סביר וגם מרווחי ביטחון טובים. היציבות משמעותית, גם למה שנקרא work life balance.

איך הופכים את העסק לחכם?

אלה כמה דוגמאות מעשיות ושימושיות לדרכים שבהן אפשר לקדם מטרות אלה:

• שליטה ובקרה – אי אפשר לנהל היטב את מה שלא שולטים בו כראוי. הדבר מחייב מערכות אשר מאפשרות לראות תמונת מצב מדויקת ועדכנית ולשלוט במתרחש בעסק בזריזות ובגמישות.
• איחוד מערכות – גישה אשר מקדמת פישוט, חסכון ויעילות מרבית. היא גם מסייעת להנהלה בהבנה ובקבלת החלטות (מקלה על קבלת תמונת המצב המדויקת שהזכרנו קודם לכן).
• פרואקטיביות – יש פתרונות שונים אשר מאפשרים לדעת על דברים חשובים ולהגיב להם כמה שיותר מוקדם. למשל זיהוי היקף חריג של התראות ממערכת מחשוב מסוימת שמעידה על תקלה שהולכת ומחמירה. הזיהוי המוקדם מאפשר לטפל בכך לפני שנגרם נזק נרחב. דוגמה נוספת היא זיהוי של עלייה בהיקף נטישת עגלות הקניות באתר מסחר שעשויה להצביע על שיבוש כלשהו באתר.
• תהליכים חכמים – כדי להיות יעילים באמת, אי אפשר להתבסס רק על מה שהמכונות עושות בשבילנו. יש לחשוב גם לבד והיטב. הדבר מתבטא בתכנון ובייעול תהליכי עבודה בעסק. בעולם המחשוב, הוא מתבטא באלגוריתמים יעילים מאוד, אשר מפותחים בידי מקצוענים שמתמחים בכך.
• להתאים ספציפית לדרישותיכם – חשוב להתאים את המוצרים ואת השירותים השונים שאתם צורכים בצורה מיטבית לדרישותיכם. לכן מוטב תמיד להתעמק היכן שיש מגוון חבילות ושירותים ולבחור באופן חכם בעקבות אפיון דרישות מסודר.
• אוטומציה – המחשוב המודרני מאפשר היום ליישם אוטומציה נרחבת מאוד. זהו עולם שלם של פתרונות ושיטות פעולה מתוחכמות המאפשרים תגובה מהירה מאוד, חסכון גדול במשאבים ועוד.
• ניתוח מידע – מפתח רב עוצמה לניהול עסקי חכם שמנוצל זה כמה עשורים, הוא ניתוח המידע הממוחשב. בעבר בלט המונח Business Intelligence, בהמשך נכנסו לתמונה "ביג דאטה" ומונחים נוספים. אך הרעיון הבסיסי זהה – בתוך כמויות המידע האדירות שמערכות מחשוב בעסקים צוברות, נחבאות פנינים עסקיות של ממש. צריך לדעת "לדוג" אותן ולמנף אותן בתבונה, ויש היום לא מעט כלים שעוזרים לעשות זאת.
• טכנולוגיות מיוחדות – בהתאם לצורך אפשר למצוא וליישם בעסק פתרונות לצרכים מיוחדים, כגון הדרכה למבקרים במוזאון באמצעות מציאות רבודה. ברמת התוכנה זה יכול להיות פתרון למטרה נקודתית, כגון ניתוח תהליכי העבודה וייעולם, באמצעות תוכנת Business Performance Management.
• להעביר את התקשורת לענן – יש לא מעט סיבות להעביר את התקשורת הארגונית לענן, באופן שיקדם את העסק שלכם מאוד. התקשורת היא גורם מרכזי בפעילות העסק הממוצע ומרכזיה מתקדמת בענן, היא אמצעי זמין ומשתלם מאוד להתקדמות מהירה.
• חיישנים בשטח – מה שנקרא IoT, או Internet of Things, עוסק בעיקר בחיישנים ובתקשורת מולם. הדבר מאפשר להרחיב יכולות מתוחכמות של מערכות מחשוב, גם כלפי העולם הפיזי. למשל, מערכת עגלת קניות "חכמה" בסופרמרקט, שלה סורק שמותקן על העגלה ואפליקציה.
• התייעלות כספית – מבחינה כספית עסק חכם עשוי ליישם שירותי ענן, מוצרי קוד פתוח ועזרי תוכנה לניהול כספי מתקדם.

שאלות נפוצות

מהו עסק חכם?

בהגדרה תמציתית, עסק חכם הוא עסק שמתנהל באופן יעיל מאוד – הן ברמה הניהולית והן בתשתיות הטכנולוגיות (שלמעשה, רק משרתות את המטרות העסקיות).

מהי מערכת חכמה לניהול עסק?

יש מערכות מידע רבות שהן מערכות ניהול כוללניות ומתוחכמות מאוד. חלקן "מערכות מדף" כגון ERP, שרוכשים ומעבירים התאמה לצרכי העסק. אחרות הן מערכות שמפותחות באופן ייעודי לעסק. בשני המקרים, עבודה עם ספקים איכותיים והתאמת המערכת לדרישותיכם המיוחדות, יוכלו לספק לכם התייעלות רוחבית גדולה מאוד ומתמשכת.

איך חיבור לענן יכול לעזור לעסק חכם?

שירותי ענן הם מעין הרחבה חיצונית גמישה של תשתיות המחשוב שלכם. תועלותיהם רבות ומומלץ ללמוד אותן לעומק. בתמצית – זוהי דרך מעולה לצמצם עלויות ולהתייעל בדרכים רבות.

לסיכום

חריצות לבדה איננה מספיקה. היא חשובה אבל בלי ניהול חכם, במוקדם או במאוחר העסק עולו להיכשל. שילוב של חריצות וניהול טוב, יאפשרו לכם לבנות בהדרגה עסק חכם של ממש ולקצור את הפירות שלו.